Huomisen koulua rakentamassa

Ryhmä pohtii erilaisia toimintamalleja joissa tilojen käyttöaste, monikäyttöisyys ja investointikustannukset olisivat mahdollisimman tehokkaat ja tuottavat ilman että sisällölliset tavoitteet kärsivät. Lisäksi ryhmän kanssa tarkennetaan ennakkovaiheessa hahmoteltua toiminnallista suunnitelmaa.

Jo tässä vaiheessa on hyvä kiinnittää huomiota tulevaisuuden tarpeisiin. Esimerkiksi Nummikeskuksen suunnittelussa kiinnitettiin huomiota uudistuvan opetussuunnitelman tavoitteisiin, SOTE-ratkaisuihin ja ennen kaikkea asiakaslähtöisyyteen.

Mitä tietoja tulee olla ennen hankkeen aloitusta?

√ Toiminnallinen suunnitelma ja oppimiskertomukset.

√ Laajuustavoitteet eli kuinka suuri rakennus tarvitaan ja millaiset tilat (myös vähimmäis kokonaisala)

√ Kaavoituksen tilanne (voimassa oleva kaava, kerroslukumäärät, mahdollisen kaavamuutoksen aikataulu, kaavan asettamat reunaehdot, rakennustapaohjeet jne).

√ Rakennusvalvonnan (ja mahdolliset museoviraston) kannanotot.

√ Pelastusviranomaisten kannanotot (ainakin väestönsuojien mitoitusperusteet).

√ Tavoitetasot rakentamisessa: puhtaus- ja sisäilmaluokat, päästöluokat jne.

√ Lähtökartat (pohjakartta, kaavakartta, kasvillisuuskartta, korkokartta riittävän tiheällä korko-gridillä dwg-muodossa ja mahdollisesti maastomallina).

√ Jos kyseessä korjauskohde, nykytilanteen inventointikuvat dwg-muodossa ja mahdollisesti inventointimallin.

√ Selkeästi määritelty tuotettava tarjousmateriaali sekä toteutusvaiheen suunnittelusisältö suunnittelualoittain.

Myös käyttäjän toiminnalliset vaatimukset, rakentamisen ja talotekniikka sekä kiinteistön ylläpidon näkökulmat integroidaan toiminnalliseksi ja elinkaaritehokkaaksi kokonaisuudeksi.

Hankkeen suunnittelu ja toteutus ovat palveluntuottajan eli rakentajan vastuulla. Tilaaja tekee jatkuvasti yhteistyötä toiminnallisen suunnitelman toteuttamisen eri vaiheita koordinoivan ohjausryhmän ja suunnittelukokouksiin osallistuvien käyttäjien edustajien kanssa.

Mitä tulee huomioida neuvottelumenettelynä tehdyssä kilpailutuksessa?

√ Aikatauluta kilpailutusprosessi ja toteutusprosessi riittävän väljästi.

√ Anna tarjoajille tarpeeksi tietoa: järjestä esittelytilaisuuksia, panosta taustamateriaaliin.

√ Anna palautetta tarjousten sisällöstä.

√ Kerro toiminnallisessa suunnitelmassa tavoitteesi ja tahtotilasi, mutta jätä tarjoajille tilaa hyödyntää osaamistaan. Älä sido tarjousten sisältöä tai muotoa liian tarkkaan.

√ Jätä liikkumatilaa: kehitä toiminnallista suunnitelmaa tarjouksissa esiin tulleiden hyvien ideoiden perusteella.

√ Hyödynnä asiantuntijoita: kilpailutuksessa voi käyttää konsulttien osaamista.

√ Luo luottamuksellinen ilmapiiri ja osoita luottamuksellisuutta vastaanottaessasi luottamuksellisia tietoja.

√ Suunnittele perustavoitetasot etukäteen (esim. energiatehokkuusvaatimukset, käyttöasteet, puhtaustasot, käytettävyysvaatimukset) ja käy näistä keskusteluja kilpailullisen neuvottelumenettelyn aikana.

Nummen palvelukseskuksessa

Nummen palvelukeskuksessa palveluntuottaja laati tilaajien toiminnallisen suunnitelman mukaan ehdotukset hankkeen toteuttamiseksi. Se käsitteli näitä suunnitelmaehdotuksia ja hankkeen palvelu- ja sopimussisältöjä koskevia ehdotuksia yhdessä tilaajien kanssa ja kehitti ehdotuksia edelleen tilaajien antaman palautteen pohjalta.

Prosessin toiseen vaiheeseen osallistuivat myös pääsuunnittelija ja arkkitehti, jotka vastasivat neuvottelumenettelyvaiheen suunnittelusta ja hankintakonsultti, jonka tehtävänä oli hankintaprosessin vetäminen, juridinen, tekninen ja taloudellinen neuvonanto sekä hankinta-asiakirjojen laatiminen.

Nummikeskuksessa tilaajien tavoitteena oli, että rakennus toimi kokonaisuutena ja tilaajat toimivatkin yhteistyössä eri toimintojen yhteensovittamista koordinoivan ohjausryhmän kanssa.

Palveluntuottaja puolestaan vastasi käyttäjien perehdyttämisestä kiinteistöön teknisesti: sen tarjoamiin toiminnallisiin kokonaisuuksiin ja ominaisuuksiin. Suunnittelijat toimivat tässä apuna ja keräsivät palautetta.

Tänä aikana käyttäjälle taataan hyvin toimiva, turvallinen ja terveellinen ympäristö. Toimintaa kehitetään yhteistyössä käyttäjän ja tilaajan kanssa yhteisillä päätöksillä, joilla pyritään tehostamaan kiinteistön käyttöä ja luomaan uusia mahdollisuuksia. Palvelukokonaisuuteen kuuluvat lisäksi siivouksesta, jätehuollosta sekä kulunhallinta- ja turvallisuusjärjestelmistä huolehtiminen.

Tilaajien vastuulla on talon toiminnan ja käytön yksityiskohtainen suunnittelu sekä eri käyttäjäryhmien sitouttaminen. Rooli on strateginen: tavoitteena on ohjata toimintaa toiminnallisen suunnitelman periaatteiden mukaisesti.

Nummikeskuksessa kiinteistöä ja sen käyttäjiä palvelee oma kiinteistömanageri sekä huoltomies. Erilaisissa palvelupyyntö- ja yhteydenpitotilanteissa käyttäjiä palvelee HelpDesk tai valvomo, joka on tavoitettavissa vuorokauden ympäri puhelimitse ja sähköpostitse. Tilojen käyttäjät ja tilaaja voivat seurata kohteen tapahtumia ja esimerkiksi energian ja vedenkulutusta palveluntuottajan Customer info -raportointiportaalista käyttäjätunnusten avulla. Lisäksi sovittuja tiedotuksia ja muuta tietoa voidaan ohjata nähtäväksi koulun ja yhteistilojen infonäytöille.

Onnistumisen avaimet

√ Kattava ja riittävän analyyttinen lähtötilanteen kartoitus sekä toimijoiden tarpeiden selvitys.

√ Riittävä tiedonanto tilaajilta palveluntuottajille ja suunnittelijoille.

√ Yhteistyö, kommunikointi ja järkevä aikataulutus, jotta suunnittelu voidaan tehdä laadukkaasti.

√ Avoimuus ja luottamus eri osapuolten kesken. Yhteisen näkemyksen muodostuminen tilaajan ja palvelutuottajan välillä.

√ Tulevien käyttäjien ja muiden sidosryhmien aktiivinen osallistaminen ja perehdyttäminen tulevan kiinteistön ominaisuuksiin ja käyttömahdollisuuksiin ennakkoon yhteistyössä tilaajan kanssa.

√ Muutosten hallinta tiloihin ja toimintaympäristöön liittyvien vaatimusten täsmentyessä suunnittelun edetessä.

√ Käyttäjien odotuksiin vastaaminen ja luottamuksen saavuttaminen.

√ Tilojen käyttäjien kunnollinen perehdytys kohteen valmistuttua, jotta niistä voidaan ottaa kaikki hyöty irti.

√ Kiinteistön kunnon säilyttäminen, sopimuksen mukainen tilojen käyttö ja käyttöaste sekä avoin keskusteluyhteys palveluntuottajan ja tilaajan välillä.